E-Arşiv Fatura Konusunda Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar

1. SGK’ ye her ayın son gününde (30-31) kan ürünü, A,B,C grubu sıralı dağıtım, yurt dışı reçeteleri için fatura kesileceğinden ve her eczanenin her ay sonunda A,B ve C grupları için fatura kesiyor olmasından dolayı ve bu 3 fatura tutarı toplamının 5000 TL’yi aşıyor olması nedeni ile manuel fatura düzenlenemeyecektir.

2. E-Arşiv Faturalarda vergi numarası A, B, C ve Yurt dışı reçeteleri için 7750409379, Bez ve Medikal malzemeler için 7750409379 , Geçici koruma kapsamındaki reçeteler için 5400396105 olarak girilecektir.

3. E-Arşiv Fatura portalında “Belge İşlemleri” sekmesi altında “5000/30000 Fatura Oluştur” butonu ile taslak oluşturulabilmektedir. Oluşturulan taslaklarda daha sonraki günler içinde “Düzenle” seçeneği ile istediğiniz düzenlemeleri yapmanız mümkündür. Oluşturulan taslaklar Vergi Usul Kanunu’na göre sonraki ayın 7. Günü saat 23.59’a kadar kesilmek zorundadır. Bu sebeple ayın 1'i ile 7'si arasında başka kişi veya kurumlara e-Arşiv Fatura kesme ihtimali olmasından dolayı fatura kesilecek ayın son günü SGK’ya keseceğiniz fatura sayısı kadar taslak fatura oluşturmanız önerilir. Taslaklar “GİB İmza” butonuna tıklanıldığında sistemde kayıtlı olan cep telefonuna gelen SMS Onay Kodu’nu ilgili kutucuğa girip kaydet butonuna tıklanıldığı takdirde e-Arşiv faturaya dönüşecektir.(Bu sebeple İnteraktif Vergi Dairesi’ne kayıtlı olan cep telefonunun güncel olduğundan emin olunuz.) Bu işlemden sonra oluşturulan e-arşiv faturanın iptali mümkün değildir. Hatalı kesilen ve iptal edilmesi gereken e-arşiv faturalar için yeni bir e-arşiv fatura düzenlenmesi gerekmektedir. Yeni düzenlenen e-arşiv faturanın açıklama kısmına “……. tarih ve ….… no’lu e-arşiv fatura iptal edilip yerine düzenlenmiştir.” şeklinde bir ibare yazarak kayıt edilmelidir. Sistemdeki hatalı e-arşiv fatura muhasebecinize bildirilmelidir.

4. Depolara kesilecek iade faturaları, 5000’inin üzerindeyse “Fatura Oluştur” sayfasında “Fatura Tipi” İADE seçilerek yapılmalıdır.

5. GİB portalı üzerinden düzenlenen e-arşiv faturalar Maliye Bakanlığı’nın sunucularında “Süresiz” olarak saklanacaktır. Faturaların her zaman ulaşılabilir bir şekilde saklanma yükümlülüğü mükellefin kendisine ait olduğu için her e-arşiv fatura için bir çıktı alınarak saklanması faydalı olacaktır.

6. Oluşturulan taslaklarda Gelir İdaresi’nin verdiği GİB ile başlayan bir Fatura Numarası olacaktır. Bu fatura numarası, Medula’da dönem sonlandırma yaparken kullanacağınız fatura numarasıdır.

7. E-arşiv fatura oluşturulurken ”Satır Ekle” ye gelindiğinde birim fiyatı virgülden sonrası beş ya da altı haneli yazılırsa Medula sistemindeki ödenecek tutarla aynı olmaktadır. Medula' da ödenecek tutarla e-arşiv faturanın en son toplam tutarının bire bir aynı olması gerekmektedir.

8. https://www.teis.org.tr/wp-content/uploads/2020/01/Eczane_fatura.html Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yapılan e-Fatura Dönüşüm Tablosu ara yazılımında(Google Chrome ve Mozilla Firefox web tarayıcıları desteklemektedir.) Medula dönem sonlandırma işleminden sonra aldığınız dökümünüzdeki tüm bilgileri yerleştiriniz. Tabloda görünen “%18 KDV” kutucuğuna varsa dökümünüzdeki İlaç bedelinin %18 KDV’sini giriniz. (Eczane Hizmet Bedeli KDV Tutarı(%18) yazan miktarı girmeyiniz.) Tabloya Eczane Hizmet Bedeli’ni girdiğinizde Eczane Hizmet Bedeli KDV Tutarı (%18)’i otomatik olarak hesaplayacaktır.